Polityka prywatności
Informujemy, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających z naszej strony internetowej, kontaktujących się z biurem oraz korzystających z Panelu klienta.
1. Administrator danych osobowych
Administratorami danych osobowych są wspólnicy prowadzący działalność w ramach:
Traders s.c. Biuro podatkowe
NIP: 6281913875
REGON: 276225630
Piłsudskiego 2
32-590 Libiąż
woj. małopolskie
tel. 32 627 41 86
e-mail: [libiaz@biurotraders.pl]
Wspólnicy:
[WPISZ IMIĘ I NAZWISKO WSPÓLNIKA 1]
[WPISZ IMIĘ I NAZWISKO WSPÓLNIKA 2]
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz kontaktować się z nami za pomocą powyższych danych kontaktowych.
2. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać
Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszego serwisu oraz z usług biura.
Możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail i numer telefonu,
- nazwę firmy, NIP, REGON oraz dane adresowe firmy,
- dane osób reprezentujących przedsiębiorcę lub osoby prawne,
- dane przekazywane w formularzach kontaktowych i wiadomościach,
- dane związane z zawarciem i wykonywaniem umowy,
- dane księgowe, podatkowe i rozliczeniowe,
- dane znajdujące się w fakturach, rachunkach i innych dokumentach,
- dane dotyczące pracowników i współpracowników klientów, jeżeli są niezbędne do realizacji usług kadrowo-płacowych,
- dane związane z kontem w Panelu klienta,
- informacje dotyczące logowania, pobierania dokumentów i aktywności związanej z bezpieczeństwem konta,
- adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce oraz dane techniczne zapisane w logach serwera,
- informacje zapisywane w plikach cookies, jeżeli dana kategoria cookies została przez Ciebie zaakceptowana.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie lub kontakt z użytkownikiem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji |
| Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków prawnych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Prowadzenie Panelu klienta i udostępnianie dokumentów | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie bezpiecznej obsługi klienta |
| Zabezpieczenie strony, kont użytkowników i infrastruktury IT | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Analityka lub marketing niewymagane do działania strony | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane |
Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Panel klienta
Klienci biura mogą otrzymać dostęp do indywidualnego Panelu klienta. Panel służy w szczególności do bezpiecznego przekazywania informacji oraz udostępniania dokumentów związanych z obsługą księgową, podatkową lub kadrowo-płacową.
W związku z korzystaniem z Panelu możemy przetwarzać:
- adres e-mail przypisany do konta,
- dane identyfikacyjne klienta i firmy,
- numer telefonu,
- informacje o aktywacji i zabezpieczeniu konta,
- historię udostępnienia i pobrania dokumentów,
- daty logowania oraz techniczne informacje związane z bezpieczeństwem,
- dokumenty i informacje udostępnione w ramach współpracy.
Dostęp do danych klienta jest ograniczony do uprawnionych użytkowników. Stosujemy rozwiązania mające ograniczyć możliwość dostępu do dokumentów przez osoby nieuprawnione, w tym uwierzytelnianie użytkownika, kontrolę uprawnień oraz rejestrowanie istotnych zdarzeń związanych z dostępem do dokumentów.
5. Dane przetwarzane w ramach usług księgowych i kadrowo-płacowych
Charakter usług świadczonych przez biuro rachunkowe powoduje, że możemy otrzymywać od klientów dane dotyczące ich pracowników, współpracowników, kontrahentów, klientów oraz innych osób występujących w dokumentacji księgowej, podatkowej lub kadrowej.
W zależności od konkretnej operacji przetwarzania możemy działać jako administrator danych albo jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu naszego klienta.
Jeżeli przetwarzamy dane w imieniu klienta, zakres przetwarzania oraz zasady ochrony danych określa umowa zawarta z klientem oraz – jeżeli jest to wymagane – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
W dokumentacji kadrowej i płacowej mogą znajdować się również dane należące do szczególnych kategorii danych, np. informacje dotyczące zdrowia, jeżeli ich przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa lub jest niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy.
6. Skąd możemy otrzymywać dane
Dane osobowe możemy otrzymywać:
- bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,
- od naszego klienta, np. pracodawcy lub przedsiębiorcy korzystającego z obsługi księgowej,
- od osoby reprezentującej klienta,
- z dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych i płacowych,
- z publicznie dostępnych rejestrów, jeżeli jest to uzasadnione zakresem świadczonej usługi,
- z korespondencji e-mailowej, telefonicznej lub elektronicznej,
- automatycznie – w zakresie danych technicznych związanych z korzystaniem ze strony internetowej.
7. Komu możemy przekazywać dane
Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
- dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej,
- dostawcy poczty elektronicznej,
- dostawcy oprogramowania księgowego, kadrowego i informatycznego,
- podmioty świadczące wsparcie IT i usługi serwisowe,
- podmioty świadczące usługi prawne, audytowe lub doradcze,
- banki i operatorzy płatności – jeżeli jest to wymagane w związku z rozliczeniem,
- organy administracji publicznej, sądy, organy podatkowe, ZUS oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
Podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie powierzamy dane wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania powierzonych zadań.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady staramy się korzystać z usług, które umożliwiają przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli na stronie zostaną aktywowane zewnętrzne narzędzia, których dostawcy przetwarzają dane poza EOG, przekazanie danych będzie odbywać się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów dopuszczonych przez RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne.
9. Jak długo przechowujemy dane
Dane osobowe przechowujemy przez okres zależny od celu ich przetwarzania:
- dane związane z realizacją umowy – przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez czas niezbędny do realizacji obowiązków prawnych oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
- dokumentację księgową, podatkową i kadrową – przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
- dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, o ile sprzeciw jest dopuszczalny;
- dane techniczne i logi bezpieczeństwa – przez okres uzasadniony potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa systemu i wyjaśniania incydentów;
- dokumenty w Panelu klienta – przez okres wynikający z zasad współpracy, obowiązków prawnych oraz przyjętej polityki archiwizacji dokumentów.
10. Twoje prawa
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania możesz mieć prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- uzyskania kopii danych,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Poszczególne prawa nie mają charakteru bezwzględnego. W określonych przypadkach przepisy mogą wymagać dalszego przechowywania lub przetwarzania danych pomimo zgłoszonego żądania.
Prawo wniesienia skargi
Jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Pliki cookies i podobne technologie
Strona internetowa może korzystać z plików cookies, czyli niewielkich informacji zapisywanych na urządzeniu użytkownika.
Możemy korzystać z następujących kategorii cookies:
- niezbędne – konieczne do działania strony, zapewnienia bezpieczeństwa i realizacji funkcji wybranych przez użytkownika;
- funkcjonalne – służące zapamiętywaniu określonych ustawień;
- analityczne – pomagające zrozumieć sposób korzystania ze strony;
- marketingowe – wykorzystywane wyłącznie wtedy, gdy takie narzędzia są faktycznie stosowane i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
Cookies, które nie są niezbędne do prawidłowego działania serwisu, są uruchamiane dopiero po dokonaniu przez użytkownika odpowiedniego wyboru w mechanizmie zarządzania zgodami.
Użytkownik może w każdej chwili zmienić swój wybór dotyczący opcjonalnych plików cookies.
Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies mogą zostać opisane w odrębnej Polityce cookies.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub zniszczeniem.
Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do rodzaju danych, charakteru procesu przetwarzania i związanego z nim ryzyka.
Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby oraz podmioty, które potrzebują go do wykonywania powierzonych obowiązków lub świadczenia określonych usług.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych.
Jeżeli na stronie wykorzystywane będą narzędzia analityczne lub reklamowe, mogą one tworzyć statystyczne profile aktywności użytkowników. Narzędzia wymagające zgody są uruchamiane wyłącznie po jej udzieleniu.
14. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania serwisu, zakresu świadczonych usług albo stosowanych narzędzi informatycznych.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej.
Traders s.c. Biuro podatkowe
Piłsudskiego 2, 32-590 Libiąż
tel. 32 627 41 86
e-mail: [libiaz@biurotraders.pl]