Kadry i płace bez ciągłego pilnowania dokumentów i terminów
Obsługujemy dokumentację pracowniczą, wynagrodzenia, rozliczenia oraz bieżące sprawy kadrowe w zakresie ustalonym z pracodawcą. Porządkujemy proces tak, aby zatrudnianie ludzi nie oznaczało kolejnej sterty formalności do pilnowania.
Zmiany, absencje i informacje dotyczące pracowników.
Obsługujemy zdarzenia kadrowe objęte współpracą.
Wyliczenia oraz dokumenty płacowe za dany okres.
Wiesz, co należy zrobić po stronie pracodawcy.
Co obejmuje obsługa kadr i płac?
Zatrudnienie pracownika oznacza nie tylko wypłatę wynagrodzenia. Pojawiają się dokumenty związane z rozpoczęciem zatrudnienia, zmianami warunków współpracy, nieobecnościami, urlopami, wynagrodzeniami oraz zakończeniem zatrudnienia.
Jeżeli firma zatrudnia kilka lub kilkanaście osób, liczba zdarzeń zaczyna szybko rosnąć. Każda zmiana powinna zostać prawidłowo uwzględniona w dokumentacji i późniejszych rozliczeniach.
Dlatego obsługa kadrowo-płacowa powinna działać jako uporządkowany, powtarzalny proces. Pracodawca przekazuje informacje, a biuro zajmuje się częścią administracyjną wynikającą z ustalonego zakresu współpracy.
Co możemy prowadzić dla pracodawcy
Dokładny zakres ustalamy na podstawie liczby pracowników, sposobu zatrudnienia oraz potrzeb firmy.
Dokumentacja pracownicza
Przygotowanie i prowadzenie dokumentów związanych z zatrudnieniem w zakresie ustalonym z pracodawcą.
W praktyce
Nowe zatrudnienie, zmiany oraz dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.
Wynagrodzenia
Przygotowywanie miesięcznych wyliczeń wynagrodzeń na podstawie przekazanych danych.
W praktyce
Uwzględnienie informacji mających wpływ na rozliczenie danego miesiąca.
Nieobecności i urlopy
Uwzględnianie przekazanych informacji o absencjach w obsługiwanej dokumentacji i rozliczeniach.
W praktyce
Informacje potrzebne do prawidłowego przygotowania płac.
Rozliczenia ZUS
Obsługa dokumentacji i rozliczeń związanych z ubezpieczeniami w zakresie wynikającym ze współpracy.
W praktyce
Dane kadrowo-płacowe pozostają spójne z rozliczeniem firmy.
Dokumenty płacowe
Przygotowywanie dokumentacji wynikającej z miesięcznego rozliczenia wynagrodzeń.
W praktyce
Pracodawca otrzymuje informacje potrzebne do realizacji wypłat i dalszych obowiązków.
Bieżąca obsługa zmian
Uwzględnianie informacji dotyczących zmian mających wpływ na dokumentację kadrową lub płace.
W praktyce
Jeden ustalony sposób przekazywania informacji do biura.
Przy mniejszej i średniej skali zatrudnienia zewnętrzna obsługa pozwala przenieść znaczną część administracji poza firmę i pracować według jednego, ustalonego procesu.
Jeden proces każdego miesiąca
Wiadomo, kiedy przekazać dane i jakie informacje są potrzebne do przygotowania wynagrodzeń.
Mniej administracji wewnątrz firmy
Pracodawca nie musi samodzielnie przygotowywać całej dokumentacji kadrowo-płacowej.
Kadry powiązane z księgowością
Dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń mogą być obsługiwane razem z księgowością firmy.
Bez szukania informacji po wielu miejscach
Sprawy kadrowe trafiają do ustalonego procesu zamiast pozostawać w przypadkowych wiadomościach i dokumentach.
Jak wygląda obsługa pracodawcy krok po kroku
Przekazanie zmian
Firma przekazuje informacje dotyczące pracowników, absencji i innych zdarzeń z danego okresu.
Obsługa kadrowa
Aktualizujemy dokumentację w zakresie wynikającym z przekazanych informacji.
Rozliczenie płac
Przygotowujemy wynagrodzenia i dokumenty związane z danym okresem.
Informacja dla firmy
Pracodawca otrzymuje przygotowane informacje i dokumenty potrzebne do dalszych działań.
Kiedy zewnętrzna obsługa kadr i płac ma największy sens
Usługę można dopasować zarówno do firmy zatrudniającej pierwszego pracownika, jak i do przedsiębiorstwa mającego już większy zespół.
Firma zatrudniająca pierwszą osobę
Dobry moment na ustawienie procesu
Od początku można ustalić sposób przekazywania danych i obieg dokumentów bez budowania wszystkiego samodzielnie.
Rosnąca firma
Więcej pracowników, więcej zdarzeń
Wraz ze wzrostem zatrudnienia rośnie liczba zmian, dokumentów i miesięcznych operacji.
Przedsiębiorca bez działu HR
Obsługa bez dodatkowego stanowiska
Administrację kadrowo-płacową można przekazać do zewnętrznego biura zamiast organizować ją wewnętrznie.
Klient księgowy Traders
Jedno miejsce dla firmy
Księgowość oraz kadry i płace mogą być prowadzone w ramach jednej współpracy z biurem.
Najważniejszy jest sprawny przepływ informacji
Nawet najlepszy system kadrowy nie zadziała, jeśli informacje o zmianach nie trafiają do osoby przygotowującej wynagrodzenia.
Dlatego na początku współpracy ustalamy sposób przekazywania danych. Dzięki temu wiadomo, gdzie zgłosić nowego pracownika, absencję, zmianę wynagrodzenia lub inne zdarzenie.
Stały proces ogranicza sytuacje, w których istotna informacja pozostaje w prywatnej wiadomości, przypadkowym załączniku albo dociera dopiero podczas przygotowywania płac.
Najczęstsze pytania o kadry i płace
Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?
Jest to obsługa dokumentacji związanej z zatrudnieniem oraz przygotowywanie wynagrodzeń i wynikających z nich dokumentów w zakresie ustalonym z pracodawcą.
Czy kadry i płace można połączyć z księgowością firmy?
Tak. Obsługa księgowa oraz kadrowo-płacowa może funkcjonować w ramach jednej współpracy z biurem.
Czy obsługujecie firmy zatrudniające tylko jednego pracownika?
Tak. Usługa może być dopasowana także do przedsiębiorcy, który dopiero zaczyna zatrudniać pracowników.
Jakie dane trzeba przekazywać przed naliczeniem wynagrodzeń?
Zakres informacji zależy od sytuacji firmy i pracowników. Przy rozpoczęciu współpracy ustalamy sposób oraz termin przekazywania danych potrzebnych do przygotowania płac.
Czy obsługujecie urlopy i nieobecności?
Informacje o urlopach i innych nieobecnościach mogą być uwzględniane w dokumentacji oraz rozliczeniach w ramach ustalonego zakresu obsługi.
Czy zajmujecie się rozliczeniami ZUS pracowników?
Zakres obsługi kadrowo-płacowej może obejmować również dokumentację i rozliczenia związane z ZUS.
Czy mogę przekazywać dokumenty elektronicznie?
Tak. Sposób przekazywania dokumentów i informacji ustalamy przy rozpoczęciu współpracy.
Czy można przejąć kadry i płace prowadzone wcześniej przez inne biuro?
Tak. Najpierw trzeba ustalić moment przejęcia obsługi oraz zakres dokumentacji potrzebnej do kontynuowania spraw kadrowo-płacowych.
Od czego zależy cena obsługi kadr i płac?
Cena zależy między innymi od liczby obsługiwanych osób, zakresu dokumentacji oraz rodzaju i liczby zdarzeń, które mają być obsługiwane przez biuro.
Czy pracodawca nadal musi przekazywać informacje o zmianach?
Tak. Biuro może przygotowywać dokumentację i rozliczenia, ale musi otrzymać od pracodawcy aktualne informacje dotyczące zdarzeń mających wpływ na obsługę pracownika.